学院各处、室：

根据学院工作的总体安排，文书档案归档工作即将开始，为切实做好2013年度各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保档案材料的齐全、完整和安全，实现档案工作的标准化、规范化、信息化管理，使档案工作更好地为学院建设和各项工作服务，院办档案室做好了充分的接收准备工作。

一、归档原则

2013年度档案立卷归档工作采取集中时间、集中地点等形式进行，请各部门兼职档案员切实履行职责，提高认识，增强做好档案立卷归档工作的责任感。按照历年档案归档的要求及当年发生的重大活动、事件、文件资料等搜集整理归入院办档案室。

二、归档要求：保证文件材料归档整理质量

1、文书资料归档

将2013年度工作中形成的有保存价值的各类文件材料（包括纸质、电子）整理归档。重点包括：部门主要职能活动的特色、会议记录、年度工作总结和工作计划、合同协议及举办的重大活动、重要事件中形成的文件资料，资料必须是原件。正文与底稿、请示与批复、正件与附件、转发件与被转发件等都要收集完整，真实、全面、准确反映活动全貌，对归档文件材料进行认真检查，坚决杜绝用纸不规范（正确用纸：A4）、用笔不规范（圆珠笔、铅笔）等不符合要求的现象发生。

    2、声像、实物归档

请各部门将召开的重要会议同期形成的照片、声像(包括：录音、PPT、录像带、光盘等)、获上级以上单位颁发的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等收集齐全，移交档案室统一整理保存。

三、归档时间

从发文之日起，各部门可结合实际，按照“2014年文书档案归档时间表”要求，对本部门的文书、声像、实物等档案资料进行归档。

北京工商管理专修学院 院办

2014年5月11日